TÉRMINOS Y CONDICIONES DEL SERVICIO DE MENSAJERÍA ELECTRÓNICA CERTIFICADA

CONDICIONES GENERALES DE USO DE LOS SERVICIOS:

El cliente se registrará en nuestra plataforma, para lo cual requiere proporcionar datos suficientes para la generación de la factura electrónica, y para identificar el administrador de la cuenta de cliente.
Una vez diligenciado el formulario de registro, recibirá un mensaje de validación a la dirección de correo electrónico registrada. Después de presionar el botón o enlace, la cuenta de cliente estará activada.
Para usar el servicio, se requiere la compra de uno de los paquetes disponibles, los cuales podrá pagar de manera segura mediante PSE, tarjeta débito, tarjeta crédito, Nequi u otras billeteras virtuales, consignación bancaria, o similares. Una vez realizado el pago correspondiente, el paquete se activará automáticamente. La compra de paquetes se deberá hacer de manera individual para cada servicio ofrecido. No se compartirán los paquetes entre los servicios.

PREPAGO: el cliente registrado podrá adquirir paquetes de mensajes para ser enviados a sus destinatarios, por cada número o destinatario se le envía un mensaje, por lo que se le descontará de su paquete, el cual, tendrá vigencia de un año a partir de su compra, después de dicho término, caducarán y perderá los mensajes que aún tenía disponibles.
CRÉDITO: Previa suscripción de contrato, el cliente podrá enviar los mensajes que requiera, el primer día de cada mes, recibirá una factura electrónica, con la relación de mensajes enviados, la cual, se compromete a pagar en el término que dicho documento establezca, so pena de la acusación de intereses de mora, por el no pago oportuno.

4. Una vez pagado el paquete elegido, no es posible ejercer el derecho a retracto, toda vez que en este punto ya se habrá iniciado el consumo del servicio de estampado cronológico provisto por una Entidad de Certificación Digital, con el cual, se registra técnicamente y con validez jurídica que una persona en determinada fecha se registró con datos como nombre, número de identificación, correo electrónico, dirección física y municipio, con los cuales podemos identificarlo como remitente futuro de un mensaje.

ATENCIÓN AL CLIENTE:

Canal único de atención al cliente, será vía WhatsApp mediante el número 305 41 80 777, no se atenderán llamadas telefónicas para permitir a los asesores atender varios clientes simultáneamente.

MARCO JURÍDICO:

Ley de Comercio Electrónico: Ley 527 de 1999.
Uso de las TIC´s en la Justicia: Ley 2213 de 2022.
Ley 2300 de 2023.

TARIFAS:

Las tarifas base u oficiales, serán publicadas en la página web www.edatec.com.co, en caso que aplicarse algún descuento u oferta, se aplicarán a dichas tarifas, las tarifas de oferta de inserción al mercado del servicio de email certificado, estarán vigentes hasta el hasta el 31 de diciembre de 2024 o hasta que considere EDATEC S.A.S. estas podrán ser eliminadas o reajustadas libremente.

FORMA DE PAGO:

Los clientes con pago al contado, deberán pagar previamente el paquete elegido, para que este sea activado en su cuenta.

Los clientes con pago a crédito recibirán una factura mensual con la relación de envíos realizados, especificando, nombre y dirección electrónica destino, cada mensaje, tendrá una tarifa unitaria acorde el rango enviado según acuerdo comercial, el cual, tendrá como base las tarifas publicadas en la página web.

Eventualmente se podrán establecer tarifas de oferta, como las tarifas de venta de inserción al mercado, las cuales, estarán vigentes hasta que considere EDATEC S.A.S., estas podrán ser eliminadas o reajustadas libremente, sin que implique incumplimiento del contrato.

GARANTÍA POSVENTA:

Corresponde al acompañamiento del equipo jurídico de EDATEC S.A.S. para demostrar que los mensajes enviados a través de nuestra empresa son válidos. El acompañamiento consiste en proporcionar argumentos legales y jurisprudenciales que soporten la validez jurídica y certeza probatoria de cada mensaje, para demostrar la ocurrencia de un hecho jurídico ocurriendo en el mundo electrónico.

BLOQUEO DE CUENTAS:

La cuenta de un cliente podrá ser bloqueada preventivamente, en caso que se detecte, que:

a. El cliente no proporcionó datos completos, reales, o suficientes para validar la autenticidad del titular de la cuenta.

b. Se identifique una baja calidad de los mensajes enviados, causando que los destinatarios bloqueen o reporten por SPAM a EDATEC.

c. Abuse del servicio para fines distintos a los establecidos, que intente hacer ingeniería inversa, o lo use en desconocimiento de la ley de datos personales 1581 de 2012, ley 2300 de 2023, o cualquier otra norma de orden público.

d. En caso de mora por más de 30 días, de una factura o más.

Sin embargo, el cliente podrá apelar la decisión a través del WhatsApp de Atención al cliente 3054180777, para lo cual, deberá aportar las pruebas que consideren oportunas.

SOLUCIONES DE MENSAJERÍA ELECTRÓNICA CERTIFICADA

1. EMAIL CERTIFICADO – DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL SERVICIO DE CORREO ELECTRÓNICO CERTIFICADO:

El servicio comprende el envío del mensaje y sus adjuntos a un destinatario, la captura de los datos que corresponde a la evidencia del resultado de transmisión, el análisis, conclusión y conservación (almacenamiento) acorde a los siguientes términos y condiciones.

El correo electrónico certificado o email certificado es 100% en línea, permite que EDATEC S.A.S., en su calidad de prestador de servicios de confianza, usando los certificados digitales y servicios de una ECD – Entidad de Certificación Digital, acreditada por la ONAC – Organismo Nacional de Acreditación de Colombia, envíe, encamine y entregue un mensaje de correo electrónico de un usuario emisor/remitente a uno o varios usuarios receptores/destinatarios.

El servicio de Email Certificado permite que el cliente reciba una prueba documental con validez jurídica, por cada mensaje enviado, incluyendo el resultado de la transmisión de un mensaje de datos a través de correo electrónico. Con esta prueba, se demuestra con total certeza el momento del envío, la entrega al destinatario, y apertura del mensaje. Además, se demuestra que el contenido y sus adjuntos se encuentran en su estado original e inalterado. Con lo anterior, es posible evitar el repudio de la recepción de un mensaje por parte de un destinatario que pretenda desconocer la ocurrencia de un hecho electrónico, respecto a un mensaje remitido a través de EDATEC.

SERVICIO DE NOTIFICACIONES JUDICIALES POR CORREO ELECTRÓNICO CERTIFICADO:

El servicio de notificaciones judiciales es uno de los usos del mensaje certificado de correo electrónico, el cual, permite obtener, procesar y conservar evidencias del resultado de la transmisión de un mensaje de datos, con las cuales, se genera una prueba documental o certificación con validez jurídica y certeza probatoria sobre el momento del envío, la entrega al destinatario, además del contenido de la comunicación incluido el adjunto, este servicio es 100% en línea.

CONDICIONES DEL SERVICIO DE CORREO ELECTRÓNICO CERTIFICADO:

1. Para enviar mensajes de Correo Electrónico Certificado de EDATEC, en el menú principal, presiona el botón que dice @ Correo Certificado; luego, presiona en el botón “+ ENVIAR MENSAJE”; posteriormente, selecciona entre las plantillas disponibles:

a) Correo electrónico (Redacción libre)
b) Notificación Judicial (Redacción asistida)
c) Traslado anticipado (Redacción asistida)
d) Factura Electrónica (Redacción asistida)

Una vez hayas elegido el formato que se ajusta a tus necesidades, el sistema te guiará y te solicitará diligenciar unos campos. En solo 4 pasos, completarás el proceso de envío de tu mensaje certificado. Todos los mensajes se certificarán con validez jurídica. Las plantillas solo tienen el propósito de facilitar a los clientes la redacción de mensajes, pero se puede usar la plantilla de correo electrónico para redactar mensajes de Notificación Judicial, traslado anticipado, factura electrónica o cualquier otro. También, es posible elegir cuándo se certificará el mensaje, en la entrega o la apertura del mensaje. Adicionalmente, al previsualizar el mensaje, el cliente podrá elegir si regresa a ajustar los campos editables o envía el mensaje.

2. Una vez se certifique un mensaje, recibirás en tu correo electrónico la prueba documental, la cual, también podrás descargar desde la sección mensajes enviados.

3. Cada destinatario o dirección electrónica adicional, se contará como un mensaje o un correo electrónico que se descontará de su paquete.

4. Cada mensaje de correo electrónico certificado permite el envío de adjuntos con un peso total de hasta 25 Mbs. Los tipos de archivos adjuntos permitidos, son PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, TXT, JPG, PNG, y GIF.

5. El servicio estará disponible para su uso en internet 24 horas, siete días a la semana, bajo los ANS (Acuerdo de Nivel de Servicio) con disponibilidad del 99%.

6. Las condiciones del servicio podrán cambiar con ocasión a la normatividad vigente, o por decisión de los proveedores de los diferentes servicios, esto no implicará el incumplimiento del contrato.

7. Será responsabilidad del cliente la proporción de datos correctos para generación de facturas, por lo cual no será posible cambiar facturas por errores, atribuibles a los clientes.

8. Los mensajes de correo electrónico certificado no serán enviados desde la dirección de correo del cliente, sino desde las direcciones de correo del sistema.

9. La detección de apertura de un correo electrónico, se realiza mediante la detección de la descarga de un incluido en el mensaje enviado, este estará identificado con una variable única, lo cual nos permitirá detectar la IP pública desde donde se descargó y el agente o software utilizado.

EVENTO DE GENERACIÓN DE LA PRUEBA DOCUMENTAL:

En tu prueba documental o certificación se incluirá la evidencia electrónica recibida hasta ese momento. En caso que como evento de certificación, se elija la apertura del mensaje, el sistema esperará hasta 24 horas para capturar la evidencia que permita demostrar el resultado de la transmisión. Una vez finalice este lapso, se certificará con la evidencia que se hubiera capturado hasta ese momento.

Si se eligiera como evento de certificación la entrega del mensaje, el sistema generará la prueba documental después de los 15 minutos, con este término de tiempo, es posible recibir cualquier reporte posterior del servidor de correo destino, que pueda indicar que la entrega no se pudo realizar.

Teniendo en cuenta que la tecnología del Correo Electrónico es asincrónica, es posible que después de la generación de la certificación inicial, se reciba del servidor de correo del destinatario, nueva evidencia que cambie el resultado inicial de la transmisión, esto dependerá de la velocidad con que el servidor de correo del destinatario procese los mensajes, En tal caso, el sistema indicará la posibilidad de generar una nueva prueba documental, lo cual, implicará el pago o descuento de un mensaje adicional, ya que la generación de una nueva certificación, implica incurrir en nuevos gastos, para asegurar la nueva evidencia, firma digital, al igual que costos de procesamiento de los datos y almacenamiento.

PRUEBA DOCUMENTAL O CERTIFICACIÓN:

La certificación que se generará para cada mensaje enviado, es un documento PDF, el cual, incluirá:

Datos del remitente.
Datos del destinatario.
Línea de tiempo con fecha y hora de cada evento relevante del mensaje, (enviado, entregado, no entregado, apertura del correo).
Análisis o valoración probatoria de la evidencia incluida en la prueba documental.
Resultado de la transmisión. (Interpretación del resultado obtenido, en caso de no entrega o rebote, se incluirá registro del error reportado por el servidor de correo destino.)
Copia del texto del mensaje enviado al destinatario, además del identificador único del mensaje, para demostrar su inalterabilidad.
Réplica del mensaje, tal como fue enviado al destinatario, incluyendo lista de archivos adjuntos.
Evidencia de Transmisión que corrobora si el mensaje, fue enviado, entregado y/o abierto, adicionalmente, registro DNS, MX, TXT del dominio destino para corroborar el servidor en el cual se entregó el mensaje en la fecha y hora del envío.
Firma Digital que nos identifica como proveedor de confianza, además de la firma de una ECD – Entidad de Certificación Digital, acreditada por la ONAC – Organismo Nacional de Acreditación de Colombia.

Las pruebas documentales, y archivos adjuntos, se almacenarán en nuestro sistema durante 5 años, un año en línea y 4 en backup fuera de línea.

2. WHATSAPP CERTIFICADO

DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL SERVICIO DE WHATSAPP CERTIFICADO:

El servicio de mensaje certificado de WhatsApp, permite probar con certeza si un mensaje de datos fue o no entregado a su destinatario a través de la red WhatsApp-Meta, este software, facilita el envío de mensajes para capturar evidencia digital, y con esta, genera una prueba documental, para demostrar los hechos electrónicos relevantes como, si el mensaje fue enviado, entregado, abierto y que contenía el mensaje e incluso su adjunto.

Este servicio es 100% en línea, e implica el envío de un mensaje hacia un destinatario específico, para lo cual realiza el procesamiento de los datos recibidos de WhatsApp, asegurando la conservación de la evidencia en su estado original e inalterada, para esto, EDATEC S.A.S., en su calidad de prestador de servicios de confianza implementa los servicios digitales provistos por una ECD – Entidad de Certificación Digital, acreditada por la ONAC – Organismo Nacional de Acreditación de Colombia, con lo cual cumple con la ley 527 de 1999, con esto, logra la conservación del mensaje, el adjunto y la evidencia, permitiendo la disponibilidad para su posterior consulta, según las características del servicio.

SERVICIO DE NOTIFICACIONES JUDICIALES POR WHATSAPP CERTIFICADO:

El servicio de notificaciones judiciales es uno de los usos del mensaje certificado de WhatsApp, el cual, permite obtener, procesar y conservar evidencias del resultado de la transmisión de un mensaje de datos, con las cuales se genera una prueba documental o certificación con validez jurídica y certeza probatoria sobre el momento del envío, la entrega al destinatario, además del contenido de la comunicación incluido el adjunto, este servicio es 100% en línea.

CONDICIONES DE USO DE WHATSAPP CERTIFICADO:

1. Enviar un mensaje certificado de WhatsApp es muy fácil, solo es necesario seleccionar el tipo de mensaje que se desea enviar:

a) Mensaje Certificado Simple (Sin adjunto)
b) Mensaje Certificado Con Adjunto (Con Adjunto)
c) Notificación Judicial Por WhatsApp (Adjunto Obligatorio)
d) Traslado anticipado (Redacción asistida)

En caso de mensaje de Mensaje Certificado de WhatsApp, sin adjunto, se deben diligenciar 3 campos: número destino, destinatario y el mensaje a enviar, además, es necesario elegir el evento en el cual, se desea que se genere la certificación o prueba documental, por defecto el sistema genera este documento al detectar la entrega del mensaje, pero puede cambiarse por el cliente, para que se genere en la apertura del mensaje. Caso en el cual el sistema esperará hasta 24 horas, para detectar esta evidencia, pero, si esto no ocurre, se certificará una vez se cumpla el plazo antes señalado, con la evidencia que se hubiera detectado hasta ese momento.

Para el caso de mensaje certificado de WhatsApp con adjunto, debes diligenciar: número de destinatario, nombre y después cargar el documento PDF a enviar, también podrás elegir el momento, en el cual, deseas que se genere la certificación, ya sea a la entrega del mensaje o la apertura del mismo.

Por último, para enviar notificaciones judiciales requieres diligenciar los campos destinatario, fecha de la providencia a notificar, naturaleza del proceso, radicado, despacho judicial, demandante, demandado y cargar el documento adjunto, además de elegir el momento en el cual deseas que se genere la certificación o prueba, ya sea a la entrega del mensaje o la apertura del mismo.

2. EDATEC a través de sus números, enviará el mensaje electrónico, al número de WhatsApp que hubieras indicado como destino y capturará la evidencia de la transmisión, procesándola sin alterarla o modificarla, con esto se busca identificar el resultado de la transmisión, si fue entregado y/o eventualmente abierto por el destinatario.

3. Una vez se cumpla el evento o estado que elegiste para la generación de la certificación, ya sea la entrega del mensaje a su destino, la apertura del mismo o las 24 horas posteriores al envío, generaremos una certificación con validez legal, la cual, te será enviada por correo electrónico, también podrás descargarla desde la plataforma de Certificación de Mensajes de WhatsApp de EDATEC.

4. Cada destinatario o número de WhatsApp que se incluya, se contará como un mensaje enviado que se descontará de tu paquete, se permitirá enviar hasta a 5 números simultáneamente.

5. Cada mensaje de WhatsApp Certificado permite el envío de un (1) adjunto con un peso máximo de hasta 20 Mbs.

6. Cada mensaje de WhatsApp tiene una longitud máxima de hasta 1024 de caracteres, incluyendo letras, números, caracteres especiales y espacios, sean o no parte de un mensaje predefinido.

7. El mensaje para notificaciones judiciales electrónicas, requiere el uso de un mensaje base que permite incluir datos como, destinatario, fecha de la providencia a notificar, naturaleza del proceso, radicado, despacho judicial, demandante y demandado, no es posible personalizar redactar el mensaje.

8. El servicio estará disponible para su uso en internet 24 horas, siete días a la semana, bajo los ANS (Acuerdo de Nivel de Servicio) con disponibilidad del 99.8%, siempre que el servicio de proveedores como WhatsApp Business y la ECD proveedora estén habilitados y funcionando correctamente.

9. Las condiciones del servicio podrán cambiar con ocasión a la normatividad vigente, o por decisión de los proveedores de los diferentes servicios, esto no implicará el incumplimiento del contrato.

10. El servicio de WhatsApp Certificado requiere para su validez jurídica almacenar el mensaje, enviado, adjunto y toda la información capturada durante su transmisión y el resultado de la misma, una vez entregamos el mensaje a los servidores de META LLC, será cifrado de extremo a extremo.

11. Conservación de los mensajes, las políticas de META LLC, propietaria de WhatsApp establecen que solo almacenarán el mensaje en sus servidores por 30 días calendario, sin embargo, EDATEC S.A.S. conservará durante 1 año online y 4 años en backup off-line, el contenido del mensaje, adjunto, evidencia de transmisión y resultado en su estado original con métodos que permiten validar su inalterabilidad, para su verificación.

12. Vigencia de promociones, ofertas y descuentos, los servicios que se adquieran en cualquier momento, tendrán una vigencia máxima hasta el 31 de diciembre del año en curso, a menos que en las condiciones particulares de cada una se especifique algo diferente.

13. En caso que el remitente lo indique, el servicio esperará hasta 24 horas desde el momento del envío para esperar la confirmación de entrega y/o apertura del dispositivo del destinatario, una vez transcurrido este tiempo, terminará el proceso, generando la certificación o prueba con el resultado obtenido, lo que implica que, aunque se reciba el mensaje o se verifique apertura posteriormente, no se podrá reemplazar el resultado obtenido inicialmente. Se sugiere realizar un nuevo envío con el cual se pueda capturar la evidencia necesaria del evento posterior deseado.

14. El servicio no permitirá recibir respuestas del destinatario o tener conversaciones de ida y vuelva, solo permitirá el envío de mensajes para certificarlos acorde a la normatividad colombiana.

15. El servicio de Certificación de Mensaje de WhatsApp, no permite editar, modificar o alterar los mensajes o adjuntos bajo ninguna circunstancia, una vez enviado el mensaje se debe conservar inalterado para conservar su validez jurídica, en caso de error humano, se deberá enviar un nuevo mensaje.

16. El mensaje y su adjunto será enviado desde un número verificado por WhatsApp/META, perteneciente a la prestadora del servicio, no desde el número móvil del remitente.

17. El remitente será responsable por el contenido del mensaje y/o documento enviado a destinatario, EDATEC S.A.S. solo ofrece el servicio de procesamiento de datos y almacenamiento, para lo cual se obtiene evidencia que permita probar el resultado de la transmisión de un mensaje de datos.

18. Para garantizar la continuidad del servicio y evitar sanciones como bloqueos o la inhabilitación de las cuentas de WhatsApp, EDATEC podrá limitar o suspender el uso de los clientes que envíen mensajes, los cuales, WhatsApp o META califiquen con calidad baja, por ser agresivos, ofensivos o alarmantes que produzcan bloqueos o reportes de spam por parte del destinatario, se desbloqueará la cuenta una vez el remitente atienda las recomendaciones, si persiste en el envío de mensajes de baja calidad, el proveedor podrá resolver el contrato sin necesidad de comunicación previa al CLIENTE.

19. EL CLIENTE acepta de manera expresa, lo dispuesto en la LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012, el Decreto Nacional 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015, por lo cual, no podrá utilizar los Servicios para el envío de mensajes masivos (SPAM, mensajes publicitarios, promocionales o comerciales) sin el consentimiento o autorización expresa de cada uno de sus destinatarios, salvo que concurran excepciones legalmente previstas, así como el envío de mensajes que por su finalidad o contenido puedan ser considerados contrarios a la ley, la moral, buenas costumbres o constitutivos de delito o falta y aquellos que puedan dañar los derechos o la imagen de EDATEC S.A.S. o de terceros. El CLIENTE entregará a EDATEC S.A.S. la evidencia del consentimiento cuando esta lo requiera por la necesidad de cumplimiento normativo o contractual.

20. Dado que EDATEC S.A.S. depende de los servicios de terceras partes para la adecuada prestación de los que le son propios, EDATEC S.A.S. declina toda responsabilidad por los daños o perjuicios causados por culpa de aquellas, aceptando exclusivamente los causados por una inadecuación de los medios telemáticos de soporte o a la negligente actuación de EDATEC S.A.S. y de sus propios empleados, debidamente acreditados.

21. EDATEC S.A.S. no se hace responsable de las infracciones de la legislación vigente que pueda cometer EL CLIENTE como consecuencia del uso indebido de los Servicios. Si EDATEC S.A.S. detectase la existencia de cualquier irregularidad en el uso inadecuado de los servicios, podrá resolver el contrato sin necesidad de comunicación previa al CLIENTE.

22. El servicio de WhatsApp Certificado está limitado solo para destinatarios en Colombia, no estará disponible para otros países.

23. Para envíos masivos, es indispensable contar con información del destinatario actualizada y verás, por lo cual, es posible que si la cantidad de mensajes no entregados, bloqueos, reportados, superan el 5%, EDATEC podrá suspender el envío de mensajes, para evitar bloqueos de sus cuentas, lo cual, no implicará un incumplimiento del contrato.

PRUEBA DOCUMENTAL O CERTIFICACIÓN (WHATSAPP):

Como prueba del mensaje enviado, el remitente obtendrá un documento electrónico denominado como certificación o Prueba, en el que se incluirá el siguiente contenido:

Consecutivo del servicio.
Nombre o razón social, número de identificación correo electrónico y/o número móvil del remitente.
Nombre y número de teléfono del destinatario.
Fecha y hora del envío del mensaje a WhatsApp – Meta.
Fecha y hora de la recepción del mensaje por WhatsApp y envío del mensaje al número destino
Fecha y hora de la entrega del mensaje en el dispositivo del destinatario.
Fecha y hora de la apertura del mensaje, siempre y cuando el destinatario tenga habilitada la confirmación de lectura en el momento de la apertura inicial.
Contenido, identificador único del mensaje y HASH verificador del mensaje electrónico.
URL de descarga del documento adjunto, HASH verificador y tamaño del documento enviado.
Evidencia de transmisión, envío, entrega, y/o en caso tal apertura del mensaje de datos enviado.
Conclusión o Resultado de la transmisión.
Información de servicios electrónicos certificados prestados por una ECD acreditada por la ONAC.

La certificación es un documento de texto, en formato PDF y firmado digitalmente con certificados electrónicos emitidos por una ECD acreditada por la ONAC, con esto se impide su alteración y se garantiza su autenticidad. Todos los certificados están a disposición del usuario en el portal web y estarán almacenados en nuestro sistema.